Discorsi intorno ai burosauri

Chi siano e dove si annidino i pubblici funzionari che non timbrano il cartellino un minuto in più è difficile a dirsi, ma è sicuro che sono tanti. E chi organizza eventi rischia sempre di incappare in qualcuno di loro. Ecco una storia esemplificativa.

Ad aprile di quest’anno un mio cliente storico (un gruppo internazionale che opera su diversi settori, in questo caso della ceramica) decide di organizzare un evento per la sua clientela straniera. La scelta della location cade su un magnifico borgo medievale, uno dei cinquanta più belli d’Italia, e soprattutto sulla sua rocca, bene pubblico sottoposto alla locale sovrintendenza alle belle arti.

Fase uno: le richieste

L’evento è programmato per lunedì 24 settembre: circa duecento ospiti, aperitivo e cena. Ad aprile chiediamo agli uffici della sovrintendenza (a suon di telefonate e di e-mail) la possibilità di usare la rocca, e dopo un mese ci danno l’ok per iscritto. Da giugno parte una cronistoria tragicomica, con centraliniste addormentate, referenti mai presenti, un fantomatico sovrintendente che gestisce le pratiche come se fosse il re sole e un manipolo di custodi della stessa rocca che tengono in scacco – per ragioni che non mi è dato conoscere – l’intera sovrintendenza e la stessa cittadina.

A fine giugno, ormai stanchi, chiediamo che ci sottoscrivano il contratto. In risposta, oltre a tutte le assicurazioni del caso (richiesta lecita), ci domandano di mettere in piedi una fideiussione per un importo pari al doppio della quota di noleggio. Far partire una fideiussione bancaria per una cifra modesta e per tre ore di utilizzo diviene una lotta impervia: nessuna banca voleva iniziare la pratica. E così passa un altro mese, ma alla fine la spuntiamo.

Fase due: i soldi

Nell’ottica della sostenibilità sociale, pensiamo bene di utilizzare in buona parte personale e artisti del luogo, e riserviamo il servizio catering a ristoranti locali. Per la cittadina, un lunedì sera di fine estate è sicuramente interessante dal punto di vista economico e comunque una bella vetrina internazionale. Questo ci viene riconosciuto sia dal comune sia dalla proloco, che lamentano la tirannia a cui la cittadina è sottoposta da parte dei custodi della rocca e della sovrintendenza.

Abbiamo assolto a tutti i doveri ma il contratto controfirmato ci è stato consegnato solo all’inizio di settembre. E da lì in poi, più i giorni passavano, più aumentavano le richieste. Tutte con un comun denominatore: denaro. Per due misere ore di evento nella rocca, più due di allestimento e una di disallestimento, ci sono stati richiesti un affitto (non basso), una somma pari ai biglietti di ingresso per ogni partecipante e per tutte le persone di staff, il valore della guida per persona e di cinque custodi per otto ore.

A parte questi soldi, la tirannia e la maleducazione del rapporto, ciò che lamento è la dispotica gestione del burocrate. In altre parole, se vuoi farmi pagare anche l’aria che respiro ti chiedo almeno di fornirmi una richiesta precisa e completa quando ti chiedo la disponibilità degli spazi, di inviarmi un contratto entro termini che mi permettano di gestire il mio lavoro con la tranquillità dovuta visto che il servizio è pagato bene, e di essere cortese e comprendere che la rocca è bene comune e che gli stipendi sono pagati da una collettività di cui anche io faccio parte. Ma questo è chiedere troppo? O visti i tempi forse anche i burocrati dovrebbero attrezzarsi di un po’ di civiltà?

Di casi come il mio ce ne sono purtroppo tanti, e credo che altri colleghi si siano trovati a passare mesi di inferno incappando in un burocrate invisibile, che ti dà le informazioni – con il contagocce – solo di mattina dalle 11.00 alle 13.00 (prima di quell’ora non risponde mai), e che ogni volta gioca al rialzo, con la minaccia, poco velata, di negarti l’uso della location se non dici sempre di sì. E tu cosa fai? A chi ti appelli?

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Articolo pubblicato su Meeting & Congressi – Ottobre 2012

Maria Grazia Sapigni